Погосподарський облікArchiSmart™
Оцифрування архіву погосподарських книг для Громад
Ключові функції ArchiSmart™
Сканування архівів — прийом паперових книг, посторінкове сканування з контролем якості.OCR та розпізнавання полів — автоматичне витягнення ПІБ, адрес, дат, приміток.Структурування та валідація — дані приводяться до шаблону громади, ручна перевірка критичних полів.Пошук та фільтрація — повнотекстовий пошук, пошук за ПІБ, адресою, періодом.Безпечне зберігання — шифрування, резервні копії, доступ за ролями.Експорт та інтеграції — Excel/CSV/JSON, API для інтеграції з і.Громада, муніципальними системами та реєстрами.Забезпечення доказовості та підтверджуваності даних — можливість перевірки даних через пов’язані цифрові копії першоджерела.Інтерфейс для користувачів — зручна панель адміністратора та інтерфейс для замовника.
Як ми працюємо - процес
7 простих кроків впрвадження цифрового архіву погосопдарських книг від ArchiSmart™
1. Оцінка архіву — визначення обсягу документів, їх фізичного стану, форматів та особливостей опрацювання.2. Підготовка документів — сортування, систематизація та підготовка матеріалів до подальшої обробки.3. Оцифрування — високоякісне сканування документів із забезпеченням належної якості цифрових копій та, за потреби, розпізнавання тексту.4. Внесення даних до ПЗ — структуроване перенесення відомостей з погосподарських книг до спеціалізованого програмного забезпечення.5. Формування електронної бази даних — створення цифрової бази для пошуку, обробки та подальшого використання інформації.6. Валідація та структурування — перевірка коректності внесених даних, їх упорядкування та забезпечення логічної цілісності бази.7. Поставка та навчання — встановлення програмного забезпечення, налаштування системи та навчання користувачів.
Ми впроваджуємо ПЗ ArchiSmart™ поетапно, щоб громада отримала максимальний результат із мінімальним навантаженням на людські та фінансові ресурси.
Ключові переваги для Громад:
Відсутність додаткових кадрових витрат- оцифрування виконується нашими фахівцями, тож громаді не потрібно виділяти власного працівника або наймати нового.
Економія часу працівників- мінімізація ручної роботи з паперовими архивами та книгами, скорочення часу на підготовку довідок і запитів
Збереження історичних даних - захист від втрати через зношення, пожежі чи затоплення.
Зручне зберігання та доступ- відсутність потреби постійно відвідувати архів, адже всі дані доступні в електронному вигляді з робочого місця.
Резервне копіювання даних- зниження ризику втрат і пошкоджень паперових документів.